Privacyverklaring

Op 25 mei 2018 treedt een nieuwe Europese regeling omtrent de privacy in werking: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is op een aantal onderdelen strenger dan de oude privacywet en vereist ook van sportverenigingen dat ze vastleggen hoe ze de privacy van hun leden beschermen.

SV Appoldro heeft een privacyverklaring opgesteld waarmee tegemoet gekomen wordt aan de AVG en de rechten van onze leden.

1. Grondslag voor gebruik van gegevens
Appoldro legt niet meer gegevens van haar leden vast dan nodig is voor de uitvoering van een goede ledenadministratie, een efficiënte inning van de contributie-gelden en voor interne communicatie c.q. informatieverstrekking. Daarnaast gebruikt Appoldro gegevens van haar leden voor analyse c.q. aanmaak van segmenten en profielen om het aanbod optimaal op wensen en behoeften af te kunnen stemmen (bijvoorbeeld aantal leden naar woonwijk in verband met keuze waar we welke zalen moeten huren). In de bijlage is gespecificeerd welke gegevens en met welk doel deze worden vastgelegd in de administratie.

2. Gebruik van foto’s
Foto’s en ander beeldmateriaal van leden met als doel algemene pr of werving worden alleen met voorafgaande toestemming gepubliceerd. Het betreft dan de website, social media of folders en ander pr-materiaal. Voor jeugdleden wordt toestemming aan de ouders gevraagd.
Er worden ook regelmatig foto’s gemaakt van wedstrijden en toernooien. Hierbij acht het bestuur het in praktisch zin te omslachtig om elke keer vooraf toestemming van de desbetreffende spelers te vragen. Nieuwe leden worden eenmalig bij inschrijving als lid van Appoldro om toestemming gevraagd. Deze toestemming kan op elk moment door het lid worden ingetrokken. Bestaande leden worden geïnformeerd en gevraagd bezwaar te maken als ze geen foto’s van wedstrijden en toernooien van henzelf gepubliceerd willen hebben.

3. Bewaartermijn
Maximaal twee jaar na de uitschrijving van een lid worden de gegevens zodanig geanonimiseerd dat ze niet meer terug zijn te herleiden naar de desbetreffende persoon.
Historische gegevens worden gebruikt voor trendanalyses en beleidsvorming.
Financiële gegevens worden conform wettelijke bepaling tot maximaal 7 jaar bewaard.

4. Uitvoering ledenadministratie en beveiliging
De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de penningmeester. De software die gebruikt wordt is van onze huisbank die ook de automatische incasso verzorgt. De toegang is goed beveiligd middels username en wachtwoord. Alleen de penningmeester heeft toegang tot de ledenadministratie / software.
De ledenadministratie staat op de persoonlijke PC van de penningmeester. De penningmeester draagt zorg voor een actuele beveiliging c.q. virusscanner op deze PC. Regelmatig wordt een backup gemaakt en op een apart medium (USB, externe harde schijf) opgeslagen.

5. Interne uitwisseling van gegevens
Een kopie van de actuele ledenadministratie met een selectie van naam, adres, telefoon en mail-adres (excel-bestand) wordt enkele keren per jaar verstrekt aan:
– bestuursleden
– competitie contactpersonen en (hoofd) trainers
– organisatie van clubtoernooi of andere activiteiten
– vrijwilliger die nieuwsbrieven verstuurt

Het excel-bestand wordt met een wachtwoord beveiligd.
De desbetreffende ontvangers worden steeds verzocht om het desbetreffende excel-bestand na gebruik van hun PC te verwijderen.

6. Externe uitwisseling van gegevens
Gegevens worden niet ter beschikking gesteld aan externe organisaties, zoals sponsors. Wel worden gegevens doorgegeven aan Badminton Nederland of  de DynamicTennis Bond Nederland. Appoldro hanteert het beleid dat alle leden opgegeven worden als lid van de desbetreffende landelijke sportbond.

Mocht het bestuur persoonsgegevens willen uitwisselen met een andere externe partij dan de landelijke sportbond of de bank (voor incasso van contributie) dan zal dit aan algemene ledenvergadering ter goedkeuring worden voorgelegd.

7. Rechten van leden
Leden hebben recht op inzage in hun persoonsgegevens en het recht om correctie of verwijdering van hun persoonsgegevens te vragen. Daarnaast kan men bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens.
Leden geven bij inschrijving toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens inclusief gebruik van foto’s van wedstrijden en toernooien. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden.
Vragen of verzoeken m.b.t. privacy gerelateerde zaken kunnen gericht worden aan het bestuur van Appoldro. Men is tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van gegevens door Appoldro bij de Autoriteit persoonsgegevens.

8. Datalekken
Mocht zich ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek voordoen c.q. gesignaleerd worden door een lid dan wordt dit zo snel mogelijk gemeld bij de voorzitter. Deze beoordeelt de ernst en het effect van het incident, neemt direct maatregelen om verdere schade te voorkomen en stelt structurele verbeteringen in werking om herhaling te voorkomen. De voorzitter laat zich hierin bijstaan door de overige bestuursleden.
Als een datalek/incident geen nadelige gevolgen heeft voor de betrokkenen is geen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig. Anders volgt door voorzitter melding bij Autoriteit Persoonsgegevens conform wettelijke eisen.

9. Website
Op de website worden bezoekgegevens bijgehouden zoals de frequentie van de opgevraagde pagina’s. Het doel hiervan is om de inrichting van de website te optimaliseren. Daarnaast houden wij de mogelijkheid open om gebruik te maken van cookies. Een cookie bevat gegevens, zodat de bezoeker kan worden herkend, telkens als deze de website bezoekt. Het is dan mogelijk om de website speciaal op de bezoeker in te stellen en/of het inloggen te vergemakkelijken.
Iedere bezoeker kan in de browser cookies buiten werking stellen, zonder dat dit vergaande gevolgen heeft voor het gebruik van de website.

De inloggegevens van de website zijn alleen bekend bij de voorzitter en de webbeheerder.

Bijlage:gegevens en functie

Het bestuur van Appoldro
2 mei 2018

 


Bijlage bij privacyverklaring Appoldro (april 2018)

Overzicht geregistreerde gegevens en functie

welke gegevens functie / waarvoor hebben we het nodig

 

voorletters identificatie / ledenadministratie
roepnaam idem
achternaam idem
geslacht idem
straat en huisnummer analyse van in welke wijk we welke zalen moeten huren
woonplaats idem
postcode idem
telefoonnummer communicatie
e-mail adres idem
geboortedatum ledenadministratie / bepaling contributie
type lidmaatschap: DT / BC, jeugd, volwassenen, erelid, bijzonder lid – tijdelijke blessure-stop, regio competitie, ARC etc. bepaling contributie + toeslagen
inschrijfdatum ledenadministratie / analyse
uitschrijfdatum idem
bondsnummer (elk lid van Appoldro wordt ook lid gemaakt van de landelijke sportbond; Badminton Nederland of DynamicTennis Bond Nederland) identificatie / vereist voor competitie
IBAN contributie-inning
betalingscode (kwartaal, jaar) idem
deelname aan trainingen idem
beroep beroep kunnen doen op leden als specifieke kennis/ervaring nodig is binnen de vereniging